I. ANTECEDENTES
1. Sobre Mercy Corps
Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo.
Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros.
Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado.
II. OBJETO DEL CONTRATO
Apoyar y atender las funciones de la recepción (llamadas, correspondencia, atención al público) y soporte al personal de la oficina con énfasis al área de operaciones.
III. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
1. Contestar todas las llamadas telefónicas entrantes y dirigirlas a la persona o departamento requerido
2. Utilizar el sistema de intercomunicación para la transferencia de llamadas y anunciar visitantes
3. Anotar y entregar los mensajes dirigidos a las diferentes personas
4. Hacer llamadas telefónicas según solicitud del personal
5. Llevar registro de las llamadas internacionales o a celular realizadas desde el PBX
6. Mantener actualizado el directorio de Mercy Corps
7. Escanear documentos
8. Tomar las fotocopias que sean requeridas
9. Saludar y recibir a todos los visitantes, proveedores, etc.
10. Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida
11. Preparar la correspondencia, según sea necesario
12. Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que llega a Mercy Corps
13. Mantener el registro de asistencia del personal en coordinación con la oficial administrativa
14. Monitoreo telefónico al personal en misiones a terreno
15. Mantener y distribuir periódicamente la lista de contactos actual de todo el personal y
los datos de contacto
16. Mantener inventarios adecuados de suministros de oficina de Bogotá
17. Proveer de elementos de oficina al personal según sea requerido
18. Registrar las entradas y salidas de elementos de oficina de la bodega de Bogotá
19. Apoyar la gestión de archivo de las diferentes áreas de operaciones
20. Apoyar al personal con tareas administrativas de rutina
21. Organizar las celebraciones de la oficina de Bogotá (cumpleaños, despedidas,
bienvenidas, fechas especiales)
22. Mantenimiento de la base de datos de proveedores
23. Uso de los documentos de compras: requisición de compra, requisición de cotización.
24. Tener al día el registro virtual de todos los procesos de compra (escáner de todos los
documentos de cada proceso de compras), Ongoing y Masterlist.
25. Realizar solicitudes de pago
26. Apoyar al equipo de operaciones según sea necesario
27. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización
28. Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
29. Actuar profesional y personalmente de una manera tal que honre a Mercy Corps y no
ponga en peligro su misión humanitaria
30. Otras responsabilidades que se le asignen
IV. SUPERVISOR DEL CONTRATO
El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco de la consultoría estarán a
cargo de la Gerencia de Operaciones.
V. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE
Nivel académico mínimo de técnico en administración, contabilidad, secretarial, archivo y afines
Experiencia y manejo amplio de las herramientas Word, ppt, Excel
Experiencia en la sistematización de información
Experiencia en el manejo de archivos
Experiencia en bodegaje (logística)
VI. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO
El contrato se desarrollará en la oficina principal de Mercy Corps, ubicada en Bogotá.
VII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO
El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de siete (7) meses contados a partir de la firma del
contrato. El tipo de contrato es prestación de servicios.
VIII. ENVIO DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser enviadas al correo electrónico mquintero@co.mercycorps.org.
Citar en el asunto del mensaje, la siguiente referencia: PR 1964 - CONVOCATORIA APOYO PARA OPERACIONES.
Formato Términos de Referencia Julio 2014 Page 3
La propuesta deberá contener la propuesta económica, en números y letras, en el cuerpo de la misma y
en la carta de presentación.
IX. PLAZO PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS
La fecha límite de entrega será el 08 de Mayo de 2015 a las 17:00 horas. No se evaluarán propuestas
presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas.
X. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros
idiomas.
XI. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES
El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas
recibidas:
CRITERIO PUNTAJE
1 Experiencia en trabajos similares 40
2 Experiencia en el manejo de archivos 20
3 Entrevista 40
TOTAL PUNTAJE 100
XII. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
1. Hoja de vida del (la) proponente (personas naturales o jurídicas).
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del (la) proponente o de su representante legal (para el
caso de personas jurídicas).
3. Registro Único Tributario del proponente actualizado (2013 hacia adelante).
4. Certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la Contraloría Nacional durante el
2013.
5. Certificaciones de experiencia emitidas por los contratantes y o entes territoriales/comunitarios
en las que se especifique: Duración del Trabajo, Objeto del Contrato, monto del contrato
6. Certificado(s) de estudios realizados.
7. Tres referencias laborales que puedan ser consultadas para verificación de la información
suministrada.
8. Propuesta económica que incluya:
a. Monto y forma de pago para la realización de las actividades y los productos.
b. En detalle el costo de honorarios.
XIV Notas:
1. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993
aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL).
Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato.
2. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información
3. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados / producto resultantes del contrato.
