A esta convocatoria se pueden presentar empleados de la Comfenalco Antioquia y candidatos externos.
1. GENERALIDADES
Nombre del cargo: Auxiliar Información y Registro.
Nivel: Administrativo asistencial
Gerencia: Comercial.
Departamento: Información y Registro.
Cargo a quien reporta: Coordinador Procesamiento de la Información.
Jornada laboral: Tiempo completo.
Lugar de trabajo: Sede Palacé.
Salario: $1.195.000
Tipo de contrato: Temporal.
Número de vacantes: 1
2. MISIÓN DEL CARGO:
Garantizar la calidad y la oportunidad en la digitalización y el registro de las afiliaciones y/o novedades de empresas, trabajadores y sus personas a cargo, certificados de estudio y la correspondencia proveniente de los afiliados, que sean entregados a la Unidad de Procesamiento de Información, correspondientes a los programas de Caja, con el fin de permitir a las empresas, trabajadores y sus beneficiarios acceder a los servicios que les brinda la Caja y mantener la base de datos confiable y actualizada para la toma de decisiones.
2.1 RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS
1. Recibir, verificar y relacionar los formularios de afiliación de empresas y trabajadores, novedades, correspondencia y demás documentos, garantizando que se encuentren radicados por las áreas encargadas antes de ser recibidos en la Unidad de Procesamiento de Información, de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas de la Caja.
2. Preparar cada documento que sea recibido y relacionado para el proceso de digitalización, indexación y digitación con el fin de detectar imágenes con calidad deficiente y anexos inexistentes o sobrantes, retirar los ganchos y corregir dobleces de las hojas.
3. Clasificar cada formulario con sus anexos con el fin de agilizar el procedimiento de digitalización y establecer las prioridades en la labor diaria de la unidad, realizando la separación de acuerdo con las fechas, tipo de documento y tipo de actividad a realizar.
4. Realizar la digitalización de la documentación que ingresa a la Unidad de Procesamiento de Información de acuerdo con las características de cada documento, con el fin de almacenarlos electrónicamente y permitir la consulta posterior de estos a través del sistema de información.
5. Relacionar los documentos digitalizados con los radicados, con el fin de asignar a cada afiliado sus documentos soportes de la afiliación, novedad o correspondencia recibida, entre otros documentos y asignar la caja donde serán almacenados y archivarlos para su posterior consulta física en caso de ser requerida garantizando la calidad de las imágenes digitalizadas.
6. Digitar la información contenida en los formularios de aportes, afiliaciones de empresas, trabajadores y personas a cargo, novedades, certificados de estudio, y otros documentos de los programas Caja, teniendo como base las imágenes digitales, lo anterior con el fin de cargarla a la base de datos principal de manera correcta y oportuna de acuerdo con los cronogramas definidos.
7. Ejecutar las cargas masivas de la información digitada, de acuerdo con la periodicidad definida, con el fin de activar a los afiliados para acceder a los servicios, actualizar la información en la base de datos principal y ponerla a disposición de la organización para la planificación y toma de decisiones.
8. Marcar y resolver las inconsistencias que se presentan en el diligenciamiento de los formatos, en los documentos soportes o faltantes que no cumplan con los requisitos establecidos por la norma o la organización, realizando las respectivas marcaciones en el sistema, registrando las devoluciones a realizar y enviarlas al área responsable de su solución. Una vez retornen solucionadas deben continuar el trámite de registro.
9. Resolver las inconsistencias, inquietudes, solicitudes de información, quejas y reclamos de las áreas internas y sedes descentralizadas, interactuando con las áreas dueñas de procesos relacionados para brindar respuestas oportunas y confiables.
10. Capacitar y divulgar los procedimientos asociados al proceso de registro con miras a que todos los responsables del mismo que se encuentran en las diferentes sedes tengan
la misma información minimizando riesgos y evitando reprocesos.
11. Recoger en las oficinas bancarias los comprobantes de pago de los aportes realizados
por las empresas que no se encuentran bajo el mecanismo de planilla única con el fin de registrar en el sistema la información que permita a los usuarios el acceso a los servicios, teniendo en cuenta el procedimiento establecido para tal fin.
12. Indexar (digitalizar y disponer para consulta) oportunamente los documentos enviados por las áreas que no requieran digitación, con el fin de mantener una base actualizada y disponible, verificando la calidad en la información que se ingresa al sistema.
13. Ejercer control sobre la documentación e información enviada desde las diferentes sedes para garantizar su correcto registro en el sistema teniendo en cuenta los procedimientos y normas establecidas para tal fin.
14. Mantener el archivo físico de la documentación digitalizada, almacenándola en cajas con su respectivo número de radicación y verificar que la documentación asignada a una caja se encuentre físicamente en ésta para posteriormente ser enviada al archivo.
15. Garantizar el procesamiento de la información relacionada con el pago de los aportes a la Caja de Compensación por parte de las empresas afiliadas (Log Bancario) y de las novedades de los trabajadores (detalle de aportes), mediante el acceso seguro a los operadores financieros y de información; realizando la descarga, la carga, revisión de la estructura, custodia y respaldo de los datos.
16. Responder por la custodia de los usuarios y las claves de acceso a los operadores financieros y de información.
17. Resolver las inconsistencias de la carga de los aportes generadas en el procesamiento
de los mismos.
18. Garantizar la creación de las Instituciones Educativas que no existan en la base de datos, verificando su existencia en la respectiva Secretaría de Educación u otras fuentes de información.
19. Realizar conciliación de los registros facturados por los Operadores de Información con el fin de garantizar el correcto pago a éstos.
20. Identificar y gestionar con los Operadores de Información, los archivos de detalle que se requieren para realizar la devolución de aportes a otras Cajas.
21. Validar los resultados del informe de inspección presentado por la Unidad de Registros Caja, con el fin de identificar el responsable e inconsistencias presentadas.
22. Garantizar la actualización de la base de datos mediante el registro de información proveniente de las diferentes fuentes tales como formatos o información digital.
23. Ejecutar las actividades de preparación, clasificación, digitalización, indexación y solución de inconsistencias a otros procesos de la Organización.
3. PERFIL EXIGIDO
3.1 EXPERIENCIA PROFESIONAL
1 año de experiencia en elaboración de informes, servicio al usuario, áreas administrativas, digitación, atención de usuarios, gestión de información.
3.2 EDUCACIÓN Y FORMACIÓN REQUERIDA
Técnico en áreas administrativas o en áreas de información.
3.3 CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS
Conocimiento en Office, legislación de Cajas de Compensación Familiar.
3.4 COMPETENCIAS REQUERIDAS
Vocación de servicio, Orientación al logro, Trabajo en equipo, Adaptabilidad al
cambio, Visión integral del Sistema de Compensación Familiar.
4. FASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Fase 1: Inscripción a la convocatoria. Sólo iniciarán el proceso de selección las hojas de vida que cumplan con los requisitos establecidos.
Fase 2: Evaluación de los conocimientos requeridos (competencias del saber).Fase 3:
Evaluación de competencias y pruebas psicotécnicas.
Fase 4: Centro de Valoración.
Fase 5: Entrevistas corporativa y de proceso.
La persona elegida será aquellas que obtengan los mayores niveles de ajuste para el
rol de AUXILIAR INFORMACIÓN Y REGISTRO.
5. PROCEDIMIENTO PARA APLICAR:
Empleados directos de Comfenalco (sólo aplica para aprendices):
Comunicarse telefónicamente con Ángela Noguera Teléfono 511 31 33 ext.1422. En caso de no poder comunicarse, favor enviar un correo electrónico a
angela.noguera@comfenalcoantioquia.com con la siguiente información:
Asunto: AUXILIAR INFORMACIÓN Y REGISTRO.
Nombres y apellidos completos
Número de identificación
Teléfono y extensión
Número de celular
Cargo actual
Nombre completo del jefe inmediato
Gerencia, Departamento y Coordinación actual.
Fecha de ingreso
Formación académica (Culminada y en proceso).
Contar con el visto bueno de su jefe inmediato.
Haber cumplido el 90% de su práctica académica al momento de
postularse a la vacante.
Tener concepto favorable del desempeño por parte de su líder
inmediato.
Adjuntar hoja de vida actualizada
Candidatos externos
Enviar la hoja de vida al correo convocatoriass@comfenalcoantioquia.com, identificando en asunto: Hoja de vida para “AUXILIAR INFORMACIÓN Y REGISTRO”.
Fecha de publicación: 14 de mayo de 2015
Fecha de cierre: 21 de mayo de 2015
