CONTRATACION DE SERVICIOS PARA SOPORTE AL ÁREA DE OPERACIONES
I. ANTECEDENTES
1. Sobre Mercy Corps
Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo.
Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros.
Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado.
2. Marco de acción
El apoyo requerido es para cumplir a cabalidad el cumplimiento de las actividades de las áreas administrativa y compras de la organización.
II. OBJETO DEL CONTRATO
Apoyar el cumplimiento de las funciones operativas del área de compras y administrativa.
III. PRODUCTOS E INFORMES ESPERADOS
1. Administración
a. Matriz de archivo que incluye: consolidado, oficina y bodega
b. Archivo organizado para despachar a bodega
2. Compras
a. Matriz de archivo de compras
b. Árbol de archivo virtual 2015 establecido y funcionando
c. Archivo de compras actualizado al 31 de diciembre de 2014
d. Archivo de compras actualizado al 31 de marzo de 2015
e. Archivo ongoing y master list actualizado al 31 de diciembre de 2014
Formato Términos de Referencia Julio 2014 Page 2
f. Archivo ongoing y master list actualizado al 31 de marzo de 2015
g. Base de datos de proveedores actualizada
IV. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
1. Administración
a. Realizar la matriz de clasificación/conformación/distribución de archivo
b. Preparar archivo muerto para bodega
c. Coordinar el bodegaje del archivo muerto
d. Hacer seguimiento al bodegaje del archivo muerto
2. Compras
a. Conciliar y documentar la matriz de archivo de compras
b. Revisar los archivos por PR para completar los documentos que se requieren
c. Escanear documentos para completar los archivos de compras
d. Archivar y limpiar archivo físico de compras
e. Actualizar archivos de registros de compras (ingresar datos, subir datos al sistema,
verificar información)
f. Soportar los procesos de compra
g. Actualizar base de datos de proveedores
V. SUPERVISOR DEL CONTRATO
El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco de la consultoría estarán a cargo de la Coordinación de Compras, con el apoyo y seguimiento de la Gerencia de Operaciones.
VI. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE
Nivel académico mínimo de técnico en áreas relacionadas con el manejo de documentación
Experiencia y manejo amplio de las herramientas Word, ppt, Excel
Experiencia en la sistematización de información
Experiencia en el manejo de archivos
Experiencia en bodegaje (logística)
VII. LUGAR Y CONDICIONES DEL CONTRATO
El contrato se desarrollará en la oficina principal de Mercy Corps, ubicada en Bogotá.
El/la contratista deberá contar con equipo de cómputo, teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes.
VIII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO
El contrato tendrá un tiempo máximo de duración de CUATO (4) meses contados a partir de la firma del contrato, y la fecha límite para finalización de actividades será el 30 de abril de 2014.
El tipo de contrato es prestación de servicios.
IX. ENVIO DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser enviadas al correo electrónico mquintero@co.mercycorps.org.
Citar en el asunto del mensaje, la siguiente referencia: PR 1805 - CONVOCATORIA PARA APOYO LOGISTICO PARA OPERACIONES.
La propuesta deberá contener la propuesta económica, en números y letras, en el cuerpo de la misma y en la carta de presentación.
X. PLAZO PARA LA ENTREGA DE PROPUESTAS
La fecha límite de entrega será el 23 de ENERO de 2015 a las 17:00 horas. No se evaluarán
propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas.
XI. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas.
XII. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES
El equipo evaluador se basará en el siguiente sistema de puntuación para analizar todas las propuestas recibidas:
CRITERIO PUNTAJE
1 Experiencia en sistematización de información 33
2 Experiencia en el manejo de archivos 34
3 Experiencia en bodegaje (logística) 33
TOTAL PUNTAJE 100
XIII. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
1. Hoja de vida del (la) proponente (personas naturales o jurídicas).
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del (la) proponente o de su representante legal (para el caso de personas jurídicas).
3. Registro Único Tributario del proponente actualizado (2013 hacia adelante).
4. Certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la Contraloría Nacional durante
el 2013.
5. Certificaciones de experiencia emitidas por los contratantes y o entes territoriales/comunitarios en las que se especifique: Duración del Trabajo, Objeto del
Contrato, monto del contrato
6. Certificado(s) de estudios realizados.
7. Tres referencias laborales que puedan ser consultadas para verificación de la información suministrada.
8. Propuesta económica que incluya:
a. Monto y forma de pago para la realización de las actividades y los productos.
b. En detalle el costo de honorarios.
XIV Notas:
1. El Contratista es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de
1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL).
Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del contrato.
2. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información
3. Mercy Corps adquiere en la contratación los derechos, la propiedad de los resultados /
producto resultantes del contrato.
